DIGITALISIERUNG
Sie erhalten Rechnungen per E-Mail? Sie kommunizieren mit Geschäftspartnern bereits elektronisch? So kommen Sie nicht nur entspannt durch eine Betriebsprüfung, sondern können auch Ihre Unternehmensabläufe optimieren.
ICH BIN DIGITAL, WIE STEHT’S MIT IHRER DIGITALISIERUNG?
„Ach, was muss man oft von bösen Kindern hören oder lesen” (W. Busch). Und manchmal komme ich mir so vor, als wäre ich das Kind, wenn ich das „böse“ Wort Digitalisierung in den Mund nehme.
Doch so kompliziert ist die Digitalisierung gar nicht, lassen Sie uns das gemeinsam anpacken.
Sie haben noch nicht angefangen, wissen nicht wie Sie starten sollen? Sie haben bereits begonnen und wissen nicht weiter?
Wir helfen Ihnen vom ersten Schritt bis zur fertigen Umsetzung Ihrer digitalen Welt.
FÖRDERMITTEL
Sie wollen eine Verfahrensdokumentation erstellen oder Ihr Unternehmen digitalisieren? Das ist nicht kostenlos, aber einen Teil der Kosten werden Sie los durch das Fördermittel-Programm „go-digital“!
Dokumentation
Sie sind Unternehmer? Sie nutzen mindestens einen Computer und erhalten geschäftsrelevante E-Mails? Dann müssen Sie eine Verfahrensdokumentation erstellen! Entsprechende Informationen bekommen Sie bei uns.
Verschiedene Bedeutungen, ein Begriff: Digitalisierung
Analoge Medien, wie Papier, werden in einem Prozess in ein digitales Produkt umgewandelt. Dabei findet eine Konvertierung der Daten statt, manchmal sogar mehrmals. Nach diesem Prozess besteht das Original (Papier) weiter und es gibt davon noch eine Kopie – Digitalisat genannt. Diese Kopie kann zu einem Original werden, wenn ich die rechtlichen und technischen Voraussetzungen geschaffen habe. Diese rechtlichen Rahmenbedingungen und die Vorgehensweise des Umwandlungsprozesses müssen entsprechend beschrieben sein, hier müssen die Begriffe Verfahrensdokumentation und ersetzendes Scannen genannt werden.
Eine weitere Verwendung des Begriffs Digitalisierung ist im Zusammenhang mit der digitalen Revolution und der Industrie 4.0 entstanden. Beide Definitionen habe ich auf Wikipedia verlinkt, weil diese für meine Aussagen nicht relevant sind.
Nun aber mal zum eigentlichen Thema:
Warum sollte ich digitalisieren? Ich mache es doch nur allen anderen leichter und habe selbst die Arbeit. Ja, stimmt sicherlich in Teilen, aber ich mache mich auch nicht rechtlich angreifbar. Dazu blicken wir mal zusammen in die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) – also die aktuellen Erläuterungen zum Umgang mit den aufzeichnungspflichtigen Unterlagen eines Unternehmers. Dazu gehören zum Beispiel Geschäftsbriefe, Lieferscheine und unter anderem auch Rechnungen, egal ob per Papier oder per E-Mail erhalten.
Zur Aufbewahrung der Rechnungen in Papierform kennen sich Unternehmer normalerweise aus, 10 Jahre nach Fertigstellung des Jahresabschlusses… Dieselben Aufbewahrungspflichten gelten auch für die Rechnungen, die der Unternehmer per E-Mail (elektronische Rechnungen) erhält. Das heißt also, die elektronischen Rechnungen sind 10 Jahre zu archivieren und zwar so, dass ein lesbarer Zugriff in diesem Zeitraum möglich ist.
Bei der Aufbewahrung elektronischer Belege müssen folgende – bislang schon bekannte – Grundsätze (der ordnungsmäßigen Buchführung) beachtet werden:
- Ordnungsmäßigkeit der Buchführung
- Datenzugriff
- Prüfbarkeit digitaler Belege
Die elektronischen Rechnungen sind zwingend in dem Format zu archivieren, in dem sie eingegangen sind, z.B. pdf als pdf und jpeg als jpeg. Die Dokumente müssen auch jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Werden elektronische Dokumente aus betrieblichen Gründen umgewandelt, müssen beide Dokumente untrennbar verknüpft werden und sind auch so aufzubewahren.
Die Idee – ich drucke alles aus und bewahre das in Papierform auf – muss ich hier leider sofort verwerfen, denn laut Gesetzgeber müssen elektronische Rechnungen und Belege zwingend auch elektronisch archiviert werden. Damit bin ich also nicht frei in der Aufbewahrungsform.
Verfahrensdokumentation
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt alle Abläufe im Unternehmen, die einen Einfluss auf die Erfassung aller steuerlichen Vorgänge hat. Hierzu werden also alle Schritte beschrieben, die zum Beispiel bei der Erstellung einer Rechnung an den Kunden entstehen können.
Das beginnt eventuell schon mit der Erfassung der Arbeitszeiten oder der verkauften Artikel bis zur Verarbeitung der Buchung im Steuerbüro und der entsprechenden Archivierung der Buchungen im Rahmen der Aufbewahrungsfristen. Und es betrifft sowohl elektronische Dokumente als auch Dokumente in Papier.
Ersetzendes Scannen
Unter Ersetzendem Scannen versteht man alle Maßnahmen und Dokumentationspflichten, die einem Unternehmer ermöglichen, keine Papierbelege mehr aufbewahren zu müssen. Dazu gehören neben der Verfahrensdokumentation auch
- die Beschreibung der verwendeten Hard- und Software
- die beteiligten Personen
- technische Maßnahmen zur Umwandlung von Dokumenten aus der Papierform in elektronische Dokumente
- und die Sicherstellung der Aufbewahrung der dann nur noch elektronisch existierenden Dokumente.
Hier stellt der Gesetzgeber erhöhte Anforderungen an die Dokumentationspflichten und Mitarbeit des Unternehmers, aber es lohnt sich.
Wie geht das also nun mit der elektronischen Archivierung?
Hierzu können marktübliche, einmalbeschreibbare Medien verwendet werden – das sind zum Beispiel CD’s. Nun unterliegen aber auch die CD’s Einflüssen, die eine langfristige Nutzung fraglich erscheinen lassen und sind im Handling der täglichen Archivierung kompliziert. Viel einfacher ist es, sich einem revisionssicheren elektronischen Archiv zu bedienen, welches 24 Stunden am Tag das ganze Jahr zur Verfügung steht.
Revisionssichere Archivierung bedeutet grundsätzlich, dass die abgelegten Daten vor einer nachträglichen Veränderung geschützt sind und es zu keiner Manipulation kommen kann. Gleichzeitig werden die Informationen nachvollziehbar, auffindbar und unveränderbar archiviert.
Wir haben uns mit einfachen revisionssicheren Archiven beschäftigt und sind von D²-documents & data begeistert.
Und was hat das jetzt alles mit dieser Internetseite zu tun?
In der Vergangenheit hat sich der Geschäftsführer der btb-performance.de gmbh [›] mit unterschiedlichen Dokumentenmanagementsystemen auseinandergesetzt und viel mehr noch mit der Situation des Unternehmers, alle notwendigen Schritte zu bedenken. Daraus sind Konzepte zur Umsetzung der Digitalisierung im Unternehmen entstanden.
Diese Umsetzungslösungen können Sie, sofern die Voraussetzungen vorliegen und durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) oder durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) fördern lassen.
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